Después de más de 20 años de dedicación, como formador en la industria farmacéutica, a través del presente artículo se me presenta la oportunidad de reflexionar acerca de si los planes de formación instaurados, al principio de cada año, coinciden con lo realizado, al final del mismo.

Para que el ejercicio reflexivo sea concreto y acertado, me referiré a las acciones formativas diseñadas para los vendedores, única y exclusivamente.

Para un mejor análisis y comparación de las acciones formativas, diseñadas y realizadas, se contemplarán los siguientes apartados:

1. Descripción del puesto de trabajo (DPT) del formador.
2. Detección de las necesidades formativas del vendedor.
3. Plan Anual de Formación.
4. Acciones formativas realizadas.
5. Evaluación de las acciones formativas.

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO (DPT) DEL FORMADOR.
Una de las herramientas más importantes para que el formador desarrolle su trabajo es la DPT.

La DPT es un documento escrito en el que se incluyen, entre otras cosas, las funciones y tareas a desarrollar por el trabajador.

Este documento sirve de orientación, tanto al trabajador como a la empresa, para el eficaz desempeño del trabajo.

DPTs del puesto de formador existen muchas, aquí se incluye un ejemplo elaborado con la experiencia de muchos años, en dicho puesto, y la revisión de varios documentos de DPTs, de diferentes compañías.

Aunque se incluyen todos los apartados, a efectos del objetivo del artículo nos fijaremos en aquel relacionado con las acciones formativas, es decir, el punto IV) Funciones y tareas.

I. Identificación del puesto.
* Departamento: Comercial. Ventas. Formación. Dependerá del organigrama de la empresa.
* Denominación del puesto: Formador. Jefe de Formación.
* Dependencia: Si el puesto de trabajo es de formador, dependerá del jefe de Formación. Si el puesto es de jefe de * Formación, puede depender del director de Ventas o del director Comercial.
* Organigrama:

II. Requisitos.
* Formación necesaria: Titulación universitaria Ciencias de la Salud (Farmacia, C. Químicas, C. Biológicas o Veterinaria).
* Formación complementaria: Cursos de Técnicas de Ventas, Técnicas de Negociación, Técnicas de Comunicación, Presentaciones en “powerpoint”, Coaching, etc…
* Idiomas: Inglés, nivel medio-alto.
* Experiencia: más de 2 años como vendedor.
* Conocimientos específicos informáticos: paquete “office”, nivel usuario medio.

III. Función principal.
Desarrollar y potenciar las habilidades comerciales y científicas de los vendedores, para mejorar y/o consolidar los conocimientos, habilidades y actitudes, para conseguir los objetivos de ventas.

IV. Funciones y tareas.
1.Preparar, coordinar y realizar la formación de los vendedores, para potenciar y desarrollar su formación.
2. Organizar e impartir los cursos de formación de nuevos vendedores, nuevos productos, reciclajes, técnicas de ventas y técnicas de negociación.
3. Gestionar el presupuesto anual del Departamento de Formación.
4. Preparar el Plan de Formación Anual.
5. Colaborar con los jefes de producto en la elaboración de los materiales promocionales.
6. Colaborar con los gerentes de área en la organización y acciones formativas a celebrar en las reuniones de ciclo.
7. Analizar y evaluar a los vendedores, a petición de los gerentes de área o a iniciativa propia, en el momento de una nueva incorporación o para el diseño de los Planes de Mejora.
8. Colaborar con los gerentes de área en la elaboración de los Planes de Mejora, para lograr el desarrollo profesional de los vendedores y la consecución de los objetivos establecidos.
9. Acompañar a los vendedores en la realización de sus visitas médicas (trabajo de campo o trabajo de acompañamiento).
10. Colaborar en la organización de reuniones de lanzamiento de nuevos productos.
11. Elaborar y diseñar, conjuntamente con el Departamento Médico y con el Departamento de Marketing, los manuales de formación y presentaciones de lanzamiento de nuevos productos y la actualización de materiales de los productos actuales.
12. Coordinar y elaborar parte de la Guía Promocional de Ciclo.

V. Ámbito de relación.
a. Relaciones internas:
Con su jefe de Formación, director de Ventas o director Comercial: informará de la gestión realizada y someterá a su criterio y autorización propuestas especiales.
Con los gerentes de área: para organizar las salidas de trabajo de campo, con los vendedores, y elaborar los planes de mejora.
Para solicitar información sobre las necesidades de formación de sus vendedores.

b. Relaciones Interdepartamentales:
Con Departamento Médico y Departamento de Marketing: para organizar los cursos de formación y elaborar los materiales de los mismos.

c. Relaciones externas:
Con los profesionales de la Formación de otras empresas de la industria farmacéutica (Foro de Formadores de la Industria Farmacéutica): intercambio de experiencias para mantener actualizados conocimientos y habilidades.
Con consultoras de Formación: para contratar cursos de formación externos.
Hay DPTs en las cuales se incluye las competencias del formador.
Me gustaría permitirme dos breves apuntes relacionados con las competencias del Formador:
En el III Foro de Formadores de la Industria Farmacéutica, celebrado en Cercedilla (Madrid) en el año 2005, los asistentes determinaron que las principales competencias del formador eran:
Capacidad de comunicación.
Capacidad de trabajo en equipo.
Capacidad de análisis, planificación y organización.
Iniciativa.
Creatividad.
Visión de negocio.
En el libro, “Competencias del Director de Formación. Estándares”, se contemplan las competencias elaboradas por el IBSTPI (International Board of Standards for Training, Performance and Instruction).

2. DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES FORMATIVAS.
Una de las piezas fundamentales en la formación del vendedor, es tener presente cuáles son las necesidades y las competencias que se precisan para alcanzar el éxito.

En cuanto a las necesidades, éstas suelen ser comunes a la mayoría, pero también nos encontraremos con necesidades específicas para cada grupo de vendedores.

Existen varias formas de detectar las necesidades de los vendedores; podemos destacar, entre otras:
* Salida de acompañamiento (trabajo de campo) del formador con el vendedor. Se suele cumplimentar, una vez finalizada, un informe de evaluación.
* Encuestas de opinión, dirigidas a los vendedores y a los gerentes de área. Se trata de solicitar la opinión de toda la red de ventas, mediante cuestionarios.
* Observación en reuniones de ciclo, de formación, etc. Es muy útil realizar algún taller de trabajo (formación continuada de producto/técnicas de venta) para poder observar áreas de mejora individuales y grupales.
* Entrevistas con los gerentes de área. Es fundamental y de gran valor la opinión de los responsables de los equipos, para detectar el nivel de formación y las carencias existentes.
* Informes del gerente de área de cada uno de sus vendedores. Periódicamente, los gerentes de área, pueden cumplimentar un informe, de cada uno de sus vendedores. En el mismo anotan aquellas áreas evaluables consideradas de interés, sobre todo en sus salidas de acompañamiento.

Independientemente de la detección de las necesidades formativas y del establecimiento de las competencias del vendedor, también es de gran ayuda medir el nivel de formación (conocimientos, habilidades y actitud) de cada vendedor y compararlo con el estándar óptimo.

Con toda ésta información obtenida (necesidades de formación, competencias y medición nivel formativo), se establecerán los correspondientes objetivos formativos y se elaborará el Plan Anual de Formación.

3. PLAN ANUAL DE FORMACIÓN.
A grandes rasgos, el Plan Anual de Formación debe incluir acciones formativas relacionadas con:

* Funciones y tareas del DPT del formador.
* Necesidades formativas.
* Competencias del vendedor.
* Nivel formativo del vendedor.

El Plan puede contemplar los siguientes puntos:

* Destinatarios: Vendedores.
* Objetivos generales: a continuación se incluye un ejemplo de objetivos generales:

Aumentar la eficacia, de los Vendedores, en conocimientos y habilidades de productos y en Técnicas de Venta.
Preparar el lanzamiento de nuevos productos.

Acciones formativas:
Cursos de Formación⁽¹⁾ (internos):
a) Curso de Formación de Nuevos Vendedores.
b) Curso de Formación de Nuevos Productos.
C) Curso de Formación de Técnicas de Venta.
d) Curso de Formación de Técnicas de Negociación.
e) Curso de Formación Continuada de Productos.
f) Curso de Formación Continuada de Técnicas de Venta.
g) Curso de Formación Continuada de Técnicas de Cierre de Venta.

Cursos de Formación (externos o impartidos por otro Departamento distinto del de Formación):
h) Curso “Customer Relationship Management” (CRM).
i) Curso Gestión del territorio.
j) Cursos de Informática (Power point, Excel, Access).
k) Trabajo de acompañamiento (trabajo de campo) con el vendedor.

Como ya se ha mencionado, en el apartado anterior, el trabajo de acompañamiento es una herramienta muy útil para detectar necesidades formativas y también para evaluar las acciones formativas.

Otras acciones formativas:
l) Elaboración de Manuales de Formación.
m) Elaboración de Presentaciones, para los cursos de formación.
n) Asistencia a Reuniones de Ciclo.
o) Asistencias a Congresos y Simposios.
p) Organización de Convenciones y Reuniones Nacionales de Ventas.

Presupuesto de gastos:
A ser posible mensualizado, que permita el control del mismo y medir las posibles desviaciones que se puedan producir.

Calendario:
Contempla, en una tabla, el resumen de todas las acciones formativas incluidas en el plan.

Para las conclusiones finales del artículo debemos fijarnos en el apartado de acciones formativas.

4. ACCIONES FORMATIVAS REALIZADAS ⁽²⁾.
Revisados los informes mensuales y anuales de formación, de varios ejercicios, se contemplan las siguientes acciones formativas, que se repiten anualmente.

Las clasificaremos en dos apartados, dependiendo de la frecuencia de celebración de las mismas.

1.1 Con mayor frecuencia:
* Curso de Formación Nuevo Producto b).
* Curso de Formación Nuevos Vendedores a).
* Dentro de este acción formativa, suele incluirse un Curso de Técnicas de Ventas c), con los correspondientes ejercicios de “role-play”, para entrenar el manejo de los materiales promocionales.
* Trabajo de acompañamiento k).

1.2 Con menor frecuencia:
* Curso de Formación Continuada de Producto (e.
* Curso de Formación Continuada de Técnicas de Venta (f.
* Curso de Formación Continuada Técnicas de Cierre de entrevista (g.
* Curso de Técnicas de Negociación (d.
* Curso de “Customer Relationship Management” (h.
* Curso de Gestión del territorio (i.
* Curso de Informática (j.

Los cursos de CRM, de gestión del territorio y de informática, se realizan puntualmente (según necesidades) y suelen impartirlo personal externo o personal interno pero de otro departamento distinto al de formación.

5. EVALUACIÓN DE LAS ACCIONES FORMATIVAS.
Victor Cañabate (Marketing Farmacéutico) señala que la evaluación debe medir los progresos realizados por el vendedor y constatar la transferencia al puesto de trabajo. Apunta además, que la implicación de los gerentes de área es una pieza clave en el proceso formativo y posterior evaluación.

El éxito del Plan Anual de Formación viene determinado por la correcta evaluación de cada acción formativa.

Eudald Parera (Todo lo que debe saber sobre Marketing Farmacéutico) propone medir los resultados con la fórmula siguiente:

F x D = C x H2 x A3
F = Formación
D = Desarrollo
C = Conocimientos
H = Habilidades
A = Actitud

La propuesta que se presenta es, con los datos obtenidos, configurar un cuadro de mando que nos avise de las desviaciones reales de las diferentes variables.

Este cuadro de mando permitiría detectar áreas de mejora y/o grupos de vendedores con necesidades o áreas de desarrollo comunes.

6. ANÁLISIS DE LAS ACCIONES FORMATIVAS DISEÑADAS (PLAN ANUAL DE FORMACIÓN) CON LAS REALIZADAS (INFORME ANUAL DE FORMACIÓN).
Si comparamos las acciones formativas, incluidas en el Plan Anual de Formación, con las realizadas, una vez finalizado el año, podemos sacar las siguientes conclusiones:

* Las acciones formativas realizadas con mayor frecuencia coinciden con la función principal del puesto de formador (DPT), es decir, “desarrollar y potenciar las habilidades comerciales y científicas del vendedor, mejorando y consolidando los conocimientos, habilidades y actitudes del vendedor, …”.

De esta manera las acciones formativas suelen centrarse, sobre todo, en formación científica y comercial: cursos de formación de producto (nuevos vendedores y/o nuevos productos) y técnicas de venta. Además de la necesaria labor a desarrollar en el trabajo de acompañamiento.

Tres son las áreas de mejora a destacar:
1. Aumentar el número de acciones formativas enfocadas a la actitud del vendedor. (Ver Figura 1. esferas de la formación y fórmula FXD).

2. Aumentar el número de acciones orientadas a formación continuada”, de producto y de técnicas de venta. Teniendo en cuenta que las áreas de mejora, que se suelen observar en los vendedores, suelen estar relacionadas con la rutina (casi siempre repiten el mismo mensaje a todos los clientes) y con la falta del cierre, en la entrevistas de venta.

3. Aumentar aquellas acciones que están relacionadas con la participación de otros departamentos. Si solapamos las “acciones formativas más frecuentes realizadas” con las “funciones y tareas del formador” (DPT), los apartados que se realizan con menor frecuencia (5, 6, 7, 8 y 11) son aquellos en los que el formador ha de trabajar codo con codo y coordinado con otras personas o departamentos (Departamento Médico, Departamento de Marketing y, sobre todo, Gerentes de Área).

BIBLIOGRAFÍA
Atmella, E., Cañabate, V. (sección 13.3 Formación de la Red de Ventas). “Marketing Famacéutico”. Gestión 2000. Barcelona 2002.
Foxon, M., “Competencias del director de Formación”. Gestión 2000. Barcelona 2005.
Serra, JC., Parera, E. (sección 23 Formación). “Todo lo que debe saber sobre Marketing Farmacéutico”. Profit Editorial. Barcelona 2009.

(1) En el contenido de cada uno de los cursos de formación se debe incluir: objetivos del curso, programa, destinatarios, duración, fecha de celebración y formadores que impartirán el curso. Así como la actividad previa al curso (por ejemplo envío de manual y cuestionario) y la acción posterior (seguimiento y evaluación del mismo).

(2) Para una mejor comprensión de este punto, se utilizará la misma puntación para las actividades formativas (a, b, ), que la del apartado “funciones y tareas”, del Plan Anual de Formación.