¿Cómo mejorar las comunicaciones con los clientes en un consultorio médico?

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Noviembre 2019
¿Cómo mejorar las comunicaciones con los clientes en un consultorio médico?
Por
Ana López. Directora del Departamento de Marketing y Comunicación de la empresa www.fonvirtual.com/mx y www.faxvirtual.com.

Un consultorio médico recibe muchas llamadas entrantes debido a todos los pacientes que tiene que tratar.


Es muy importante que la atención telefónica en un consultorio médico esté adaptada a los pacientes. De hecho, en cuanto se llama para solicitar una cita ya puedes hacerte una primera impresión del consultorio. Si cuando le cogen la llamada hay un mensaje de bienvenida, una locución que le informe de que las líneas están ocupadas, cómo se gestiona el reparto de llamadas… Estos detalles son los que formarán la imagen que tendrán los clientes del consultorio.

Por esta razón, es imprescindible que la atención telefónica en el consultorio médico esté bien gestionada.

Cada llamada perdida, cada paciente puesto en espera, cada fallo de comunicación, pueden ser sinónimos de pacientes insatisfechos que van a llamar a otro consultorio médico para ser mejor atendidos.

Afortunadamente, existen muchas soluciones para mejorar la comunicación con los pacientes en un consultorio médico. Una de  ellas es el conmutador virtual.

¿Qué es un conmutador virtual?
El conmutador virtual es un sistema de telefonía IP que permite realizar y recibir llamadas desde cualquier tipo de dispositivo conectado a Internet utilizando una tecnología llamada WebRTC.

La principal diferencia con un conmutador tradicional es que este último requiere una inversión significativa en términos de instalación de equipos. El conmutador virtual, al contrario, funciona gracias a la tecnología webRTC, en cualquier lugar y dispositivo conectado a Internet. Por lo tanto, no requiere instalación, lo que significa que no harán falta equipos aparatosos en el consultorio médico. También se traduce en un importante ahorro de costes.

Otra diferencia importante entre el conmutador tradicional y el conmutador virtual es la instalación y el mantenimiento. En efecto, mientras que el conmutador tradicional debe ser instalado por un profesional y mantenido regularmente por la misma persona, el conmutador virtual sólo consiste en una plataforma de Internet. El usuario sólo tiene que introducir su usuario y contraseña en la interfaz para conectarse. Y esto desde su computador o celular.

¿Cuales son las ventajas de tener un conmutador virtual en el consultorio médico?
El conmutador virtual permite gestionar un gran número de llamadas de la forma más eficiente posible. También ofrece muchas funcionalidades que permiten dar a los pacientes el mejor servicio telefónico, para que puedan coger una cita con confianza.

Aquí están algunas de las funcionalidades que benefician a un consultorio médico dánndole una imagen más profesional y gestionando las llamadas de la manera más eficiente posible:

- Se puede grabar un mensaje de bienvenida que podrán escuchar sus pacientes cada vez que llamen.

- Distribución automática de llamadas. Esta es función, mucho más avanzada que el menú de opciones y disponible sólo en conmutadores virtuales. Un algoritmo identifica el origen de la llamada y la envía directamente a la extensión de la persona preparada para atender la llamada. Esto reduce mucho el tiempo perdido en la transferencia de llamadas de una línea a otra.

- Posibilidad de configurar las horas de funcionamiento del conmutador en función de los horarios de atención del consultorio. Fuera de estos horarios, el teléfono no sonará y la persona que llame escuchará un mensaje indicando los horarios de la empresa.

- Obtener estadísticas de llamadas. Se podrán obtener informes sobre el número total de minutos invertidos en el teléfono, llamadas perdidas, horas en las que hay más llamadas, obteniendo así un seguimiento absoluto de todas las llamadas de su empresa.

Todas estas características del conmutador virtual hacen que sea una solución perfecta para gestionar las llamadas en un consultorio médico. Ayudan a  mostrar una imagen más profesional, a mejorar el servicio al paciente,y a fidelizar y atraer a nuevos pacientes.