Comunicación Interna – Cómo adaptarla a nuestro equipo

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Septiembre 2019
Comunicación Interna – Cómo adaptarla a nuestro equipo
Por
Luis de la Fuente. CEO. Mediformplus.

La gestión del equipo de nuestra farmacia es un trabajo diario y complejo, al que todo titular o gerente dedica mucho tiempo, esfuerzo y preocupación. Para tener éxito en el mismo, la comunicación con nuestros empleados debe ser la piedra angular del día a día.


Si queremos que nuestro equipo se encuentre motivado, entienda las tareas asignadas y las ejecute de forma capaz, debemos buscar una manera de sistematizar el flujo de la información, de manera que se utilice en beneficio del funcionamiento de la farmacia. 

El equipo de la farmacia, por su dimensión y la naturaleza del trabajo, se suele ver diariamente, trabajando codo con codo en un gran número de tareas; pero esto no significa que su comunicación sea eficaz y eficiente; es más, muchas veces, el contacto diario hace que la comunicación se deteriore, provocando una serie de problemas que pueden mermar a la farmacia.

Descenso de la productividad. Una mala comunicación interna afecta negativamente a la productividad de los empleados, ya que en muchas ocasiones no conocen o entienden lo que se esperan de ellos y los medios que tienen para lograrlo.

Desconocimiento. Si los empleados están poco o mal informados no estarán al corriente de los avances de la farmacia o de problemas que esta pueda atravesar, pudiendo actuar de forma contraproducente o poco favorable.

Aparición de rumores. Si la farmacia está pasando por un mal momento pero no lo comunica, se empezarán a crear rumores entre los empleados, generando malestar,  desconfianza y malos entendidos.

Coordinación deficiente. Si la comunicación falla, los departamentos no estarán bien coordinados entre ellos y esto afectará al rendimiento de la misma, uno de los ejemplos más claro en la Oficina de Farmacia es entre el departamento de Almacén y el punto de venta.

o Aparición de conflictos. La falta de comunicación puede hacer que aparezcan conflictos entre empleados o entre departamentos.

Todos estos inconvenientes pueden desembocar en crisis internas, con los problemas derivados de las mismas. La mejor herramienta para su prevención, es instaurar herramientas  de comunicación, y establecer objetivos estratégicos de Comunicación Interna, como pueden ser:

o Compromiso de la  dirección para generar un buen clima.
o Motivar al equipo.
o Reconocimiento de la necesidad de comunicación/información.

El objetivo final de toda comunicación interna es conseguir que cada miembro de la organización disponga de la información que necesita para ejercer su labor, y que a la vez pueda contribuir a alimentar los conocimientos de los demás miembros del equipo.

Se puede decir que existen 5 claves  fundamentales para trabajar correctamente la Comunicación Interna:

1. Definir los objetivos y la estrategia de comunicación que se quiere implantar.

2. Identificar qué tipo de comunicación queremos y necesita nuestra farmacia: ascendente, que se realiza desde abajo hacia arriba en el organigrama de la empresa; y descendente, que tiene lugar desde arriba hacia abajo. A menudo, muchas empresas caen en el error de convertir su comunicación en algo unidireccional, donde los trabajadores son meros sujetos pasivos.

3. Breve checklist de comunicación interna, que permite tener un termómetro de la situación actual en la que se encuentra la Comunicación Interna de la farmacia, en las que se mide por ejemplo: ¿El equipo tiene conocimiento de los objetivos de la farmacia?, ¿Se conocen en profundidad los cambios organizativos de la farmacia?; ¿Se suelen comunicar los motivos de la rotación del personal?; ¿Todos los departamentos actúan igual y al unísono en política de comunicación interna?; etc…

4. Programar la frecuencia, cantidad y calidad de la información, los responsables de emitirla y los feedback de los receptores.

5. Utilización como mínimo de tres sistemas de comunicación en la farmacia (incluyendo entre ellas las nuevas tecnologías aplicables a RRHH).

Las reuniones de equipo
Existen diversas herramientas de Comunicación Interna que la farmacia puede implantar, como intranet, newsletters, reuniones, etc.

Debemos encontrar la mejor forma en base a la naturaleza del equipo y la estructura de la farmacia, pero una de las herramientas más utilizada y con mejores resultados, son las reuniones de equipo.

El sistema más efectivo es fomentar reuniones semanales, mensuales y trimestrales, de esta forma podremos tener una visión completa y real del estado de nuestro equipo.

En primer lugar hay que diferenciar entre dos grandes bloques:

1. Individuales. Con los miembros del equipo se pueden planificar de forma anual, aunque el titular debe permanecer atento a situaciones o actitudes que puedan requerir una conversación con algún empleado fuera de esta planificación. 

2. De equipo o grupales. Distinguimos varios tipos en función de su duración, contenido y periodicidad.

Por otro lado, debemos diferenciar el tipo de reunión:

Reunión semanal exprés: Surgen por la necesidad de agilizar el trabajo de la farmacia, permiten a los equipos mantenerse informados, revisar avances, hacer planes y no distraerse de los objetivos planteados. Deben realizarse los lunes, de modo que sea el punto de partida de una nueva semana laboral, y de forma muy ágil, de unos 20 minutos de duración. Es importante que esté presente todo el equipo, por lo que, un momento adecuado para realizarla es en el cambio de turnos.

Reunión mensual: Se organizarán para los primeros días del mes, y no deberán superar los 45 min de duración. En este caso, se suelen realizar dos reuniones, ya que resulta complicado hacer coincidir a todo el equipo durante los 45 minutos necesarios. Los temas a tratar serán los objetivos generales del mes, así como una revisión de propuestas, incidencias y sugerencias del personal para mejorar el trabajo diario.

Reunión trimestral: En estas reuniones deberíamos reconocer los logros del equipo con respecto a los objetivos marcados para el trimestre, también se pueden utilizar para intentar solucionar cualquier problema surgido. Para estas reuniones, resulta muy recomendable que esté presente todo el equipo, por lo que se pueden hacer fuera de la farmacia y del horario laboral.

Reuniones anuales individuales: Por último, en las reuniones anuales, se revisarán los objetivos del trabajador, su trabajo diario y su implicación. En el caso de que haya alcanzado sus objetivos personales, se podrán plantear unos más ambiciosos; si por el contrario no han sido alcanzados, será el momento de analizar el motivo y las posibles soluciones. Igualmente, es un momento propicio para conocer si las condiciones de tu trabajador han cambiado y, por lo tanto, sus necesidades e intereses también, pudiendo ser positivo un ajuste de los incentivos psicológicos y/o económicos.

Una buena comunicación interna mejora la competitividad de la farmacia, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, coordina y controla las actividades y fomenta una buena motivación, compromiso, responsabilidad, implicación y participación de sus integrantes y un buen clima integrador de trabajo.