La primera pregunta que debemos hacernos es si realmente es tan importante el primer año de un vendedor en la empresa como para diseñar y preparar una formación específica y distinta a la que estamos realizando con el resto de vendedores. La respuesta es sin lugar a duda si, y esta afirmación viene avalada por 3 estudios realizados por la empresa Best Practices, LLC líder en benchmarking del sector farmacéutico y en la que participaron 24 responsables de formación de 18 de las principales compañías biotecnológicas, y farmacéuticas, del mercado con implantación tanto en America como en Europa.

Los títulos de estos estudios publicados son: Optimizing Sales Training Resources for First-Year Pharma Reps y Pharmaceutical Sales Training: Turning New Hires Into Top Performers. Pharmaceutical New Rep Sales Training: Best Practices and Priorities.

Las conclusiones como veremos no dejan lugar a dudas y avalan la necesidad de enfocar la formación de los nuevos delegados de forma individualizada con respecto al resto de vendedores.

Está demostrado, que las empresas farmacéuticas desarrollan en general, el mayor esfuerzo formativo con los nuevos vendedores durante los primeros meses posteriores a su incorporación. Tras un curso de formación inicial que según la compañía de que se trate puede durar entre 2 semanas, un mes o un mes y medio, se suele realizar un reciclaje a los 3 o a los 6 meses, y a partir de este momento se incorporan a los programas generales de formación con el resto de vendedores.
En general y tras el curso de inicio no se realiza una formación y evaluación continúa de estos nuevos vendedores, y en muchas ocasiones tampoco se valora el grado de transferencia de los conocimientos adquiridos a su puesto de trabajo, sólo, cuando las ventas no van bien, aparece la formación como una posible área de mejora. Las salidas de acompañamiento que realizan los gerentes, que deberían tener también este propósito, en la mayoría de los casos solo van enfocadas a resultados de venta y gestión territorial.

Estas reflexiones están en línea con los datos que nos muestran los estudios de Best Practices LLC como los que se muestran en la gráfica 1.

Gráfica 1

Aquí vemos traducido a cifras concretas como el mayor esfuerzo en formación, tanto en tiempo (días dedicados a la formación) como en recursos para los nuevos delegados se concentra en los primeros 3 meses (90 días), y confirma que tras el esfuerzo formativo inicial en tiempo y recursos, en general diferenciado del resto de vendedores, A partir de este periodo de tiempo, las horas de formación dedicadas a los nuevos vendedores se equiparan con las del resto de sus compañeros.

En la grafica 2 podemos ver, que las compañías Americanas, concentran su mayor esfuerzo formativo durante el primer año para los nuevos delegados, en los 3 primeros meses (90 días) con un porcentaje del 74% frente al 26% que dedican las empresas Europeas, que a su vez hacen concentran el esfuerzo en el curso inicial los primeros 30 días y el resto del año reparten el esfuerzo proporcionalmente..

Gráfica 2

Otra conclusión interesante e importante del estudio por su repercusión en la cuenta de resultados de las compañías, es, que el presupuesto para la formación de nuevos vendedores, supone más del doble del promedio del presupuesto destinado a la formación de la fuerza de ventas en su conjunto, esto convierte la formación de los nuevos vendedores durante el primer año, en un área de actuación prioritaria tanto por su repercusión económica al destinarse un importante porcentaje de los presupuestos de formación, como por ser una palanca que permite reducir costes, al haberse demostrado que disminuye la rotación y por tanto la necesidad de estar destinando tiempo y recursos continuos a la formación de nuevos vendedores todo el año.

En línea con lo anterior, en estos estudios el porcentaje de nuevos vendedores que se incorporaron a las compañías y recibieron formación fue del 32% sobre el total de la fuerza comercial, pero en recursos económicos, consumieron el 61% del presupuesto total destinado a la formación de la fuerza comercial, esto es debido a que como hemos visto anteriormente a los nuevos delegados se les da un mayor nº de horas de formación.

El tamaño de las redes de venta incluidas en el estudio tuvo un rango de menos de 1.000 hasta más de 6.000 vendedores, que visitaban tanto Medicina general como Especialistas, es de destacar que 3 de las compañías participantes habían recibido premios nacionales por su excelencia en la formación

Después de esta exposición la pregunta es sencilla. ¿Seguimos haciendo lo mismo? O ¿hacemos algo diferente?
El entrenamiento puede ser definido como el programa planeado dentro de la organización que pretende efectuar cambios relativamente permanentes en el conocimiento, habilidades, actitudes y comportamiento del empleado (Wesley y Latham, 1981).

Tomando como referencia de actuación, esta definición de entrenamiento y los datos obtenidos de los estudios, en Grunenthal pensamos que es el momento de moverse y hacer algo diferente, por ello siendo conscientes de la importancia de la formación durante este primer año, hemos creado un Programa de Introducción para Nuevos Vendedores, cuyos objetivos son; mantenimiento y mejora continua del conocimiento en productos, la mejora o la adquisición de nuevas habilidades de venta adaptándose a la dinámica del mercado, así como mejorar y mantener de forma continuada la transferencia al puesto de trabajo de los conocimientos adquiridos.

Dado que este programa se desarrolla en paralelo con los programas anuales de formación para la fuerza de venta, ponemos a prueba la capacidad de los nuevos vendedores para asumir un esfuerzo formativo durante su primer año en la compañía, pero también nos permite estar razonablemente seguros que los conocimientos en productos y habilidades comerciales de los nuevos delegados están en línea con el resto de vendedores de la red comercial

Para poder llevar a cabo este proyecto hemos tenido que apoyarnos en las nuevas tecnologías, fundamentalmente en la formación on-line, que además nos permite una evaluación continua sin alterar de una manera importante el normal ritmo de trabajo del vendedor.

Otra parte importante de este programa es el trabajo en campo con los nuevos delegados al menos 2 veces durante este primer año, este trabajo de campo nos permite detectar el nivel de implementación de los conocimientos y habilidades teóricas y las áreas de mejora, con estos datos y en coordinación con los gerentes de área y el propio vendedor, podemos elaborar un programa de formación presencial individualizada, en función de las áreas de mejora detectadas.

La gran ventaja que proporciona el trabajo en campo, es que realizando un coaching adecuado, algunas áreas de mejora detectadas el primer día de trabajo, se pueden consensuar con el delegado en el análisis al finalizar la jornada, y trabajarlas en las visitas de acompañamiento del 2º día.

En la 2a salida al campo, con los datos de las evaluaciones continuas, mas los informes que nos proporcionan los gerentes de su acompañamiento habitual, tenemos una “fotografía” bastante completa del vendedor, para completar el proceso de coaching iniciado en nuestra 1a salida, y valorar su verdadero potencial.

Al finalizar el periodo anual un asessment externo determina el nivel de capacitación profesional alcanzado por el nuevo delegado.

Como todo proyecto que se pone en marcha tiene sus ventajas e inconvenientes, entre las que cabe destacar;

Ventajas:
• Permite mantener durante mas tiempo el entusiasmo y ganas de aprender iniciales con la que la mayoría de los nuevos empleados se incorporan a la compañía
• Es igual de eficaz para vendedores “veteranos” como para “noveles”, solo va a cambiar el tiempo y esfuerzo individual que le deben dedicar.
• Crea el hábito de estudio y aprendizaje en aquellos vendedores que no están acostumbrados al mismo.
• Perciben desde el primer momento el interés de la compañía por la formación y desarrollo de sus vendedores.
• Una mejor formación suele ir asociada a mejores resultados de venta y una disminución de la rotación.
• Podemos saber el nivel de conocimientos pero mas importante es que podemos valorar el interés y el esfuerzo
• Una mejor formación suele ir asociada a mejores resultados de venta

Inconvenientes:
• Consume una cantidad importante de tiempo y recursos económicos
• Se corre el riesgo de “quemar” al nuevo vendedor por exceso de formación
• Se ha de contar con medios técnicos suficientes tanto por parte de los delegados (portátil, conexión ADSL, PDA etc.) como por parte del departamento de formación (Software, entorno educativo virtual, servidor)
• Perciben desde el primer momento el interés de la compañía por la formación y desarrollo de sus vendedores
• Necesita un seguimiento y actualización continuos, dado que los nuevos delegados se van incorporando a lo largo del año, es necesario contar un una herramienta de gestiona de datos
• Si el numero de nuevos vendedores que se incorporan a la compañía es alto, puede ser difícil cumplir adecuadamente el compromiso de trabajo en el campo, una parte importante del programa es la formación presencial individualizada
• Es necesario preparar y adaptar los materiales para que sean amenos y fáciles de aprender y no “roben“ un tiempo excesivo al vendedor

Aunque a simple vista puede parecer que los inconveniente son superiores a las ventajas, los beneficios en términos tanto económicos, como de ahorro de tiempo por disminución de la rotación lo compensan sobradamente.
Para terminar una frase que me recuerda lo bonito que es Aprender y la satisfacción de Enseñar aunque a veces nos puede nuestro deseo de Actuar.

“Aprender es descubrir lo que ya sabes. Actuar es demostrar que lo sabes. Enseñar es recordarles a los demás que saben tanto como tú.”(Richard BACH)