El seguir un curso asistido por ordenador nos da la facilidad de usar el tiempo acorde con la planificación de cada uno y nos permite avanzar al ritmo de cada uno, sin necesidad de desplazarnos a las aulas tradicionales. Como siempre hay defensores y detractores del uso de estas tecnologías. El secreto está en buscar un equilibrio entre la formación presencial y la formación a distancia.

La formación de las fuerzas de ventas, es uno de los factores clave para la eficiencia en el sector y requiere una inversión de tiempo para la asimilación de nuevos productos, técnicas de ventas, entrenamiento en el uso de nuevos sistemas, etc; pero también un esfuerzo evidente para el traslado de la fuerza de ventas a las aulas de formación, cuando se trata de una formación presencial.

Pero en definitiva, los ahorros evidentes hacen que la formación a distancia se imponga en las empresas. Lo que hay que tener en cuenta es que sin el uso de plataformas LMS, estas tecnologías no son operativas, especialmente para el Departamento de Formación de la empresa. Los sistemas LMS permiten al Departamento de Formación gestionar usuarios y recursos, así como materiales y actividades de formación, administrar el acceso, controlar y hacer seguimiento del proceso de aprendizaje, realizar evaluaciones, generar informes, gestionar servicios de comunicación como foros de discusión, videoconferencias… entre otros. Un LMS generalmente no incluye posibilidades de autoría (crear sus propios contenidos), pero se focaliza en gestionar contenidos creados por fuentes diferentes. La labor de crear los contenidos para los cursos se desarrolla mediante un LCMS (Learning Content Management Systems).

En Boehringer Ingelheim se seleccionó la plataforma de PLATEAU como la herramienta de gestión de la formación y nos planteamos los siguientes objetivos:

• Permitir a los usuarios ser los protagonistas de la gestión de su propio aprendizaje y proporcionar a la empresa mayor competitividad gracias al uso de los conocimientos adquiridos en el LMS.

• Apoyar la consecución de los objetivos organizacionales dotando de nuevas herramientas para determinar las necesidades de aprendizaje y evaluar los niveles de competencia de los empleados.

• Disponer de la misma plataforma de formación en los países, lo que permite intercambiar/aprovechar las acciones formativas del grupo de empresas.

El proyecto de implementación de la plataforma se realizó en el año 2006 y tuvo una duración de 6 meses. Representó una innovación en nuestros procesos y nuestra manera de gestionar la formación de los colaboradores en general, pero específicamente en las fuerzas de ventas.

Desde entonces, se han realizado con éxito muchas acciones formativas tanto a distancia como presenciales y la plataforma LMS ayuda al Departamento de Formación a la gestión de los cursos y de las personas. En la plataforma LMS, queda un registro de todos los cursos realizados así como el nivel de competencias adquirido por los colaboradores a lo largo del tiempo, lo que permite disponer de una información de alto interés para la Dirección. Ante cualquier auditoría se puede demostrar los cursos realizados por cada uno de los empleados. Entidades como la FDA, solicita demostración de la capacitación, de los operarios en las áreas GxP, pero también en las fuerzas de ventas. A través de este tipo de plataformas y con el adecuado proceso de validación del software, se puede facilitar todas las certificaciones necesarias. Cuando analizamos nuestros procesos vimos que unas partes quedaban solucionadas con el sistema PLATEAU, otras partes del proceso estaban relacionadas con el LCMS y otras no estaban relacionadas con el software. Para la implementación exitosa de cualquier sistema, es una buena práctica definir el proceso y tratar de implementarlo, esté relacionado directamente, o no, por el software.

A fecha de hoy, y después de más de dos años de uso del sistema PLATEAU, tenemos una estadística próxima a las 10.000 horas de formación realizadas a más de 500 colaboradores. Actualmente, nuestros delegados de venta están siguiendo cursos de formación online a través del sistema Plateau con un promedio de 4/5 horas anuales. También disponemos de un amplio catálogo de cursos que podemos compartir con otros países, especialmente de habla hispana.

Por último, también decir que después de realizar una encuesta a los usuarios del sistema eLearning, los resultados fueron los siguientes:

• 84% de los usuarios están satisfechos con el nuevo sistema.

• 84% de los usuarios piensa que el catálogo de cursos es de alto interés.

• 81% de los usuarios piensa que el aprendizaje online favorece a la puesta al día de sus conocimientos requeridos para desarrollar su función.