Es de todos conocida la importancia de la formación continua, especialmente en un mercado como el nuestro, el farmacéutico, que evoluciona de forma rápida y constante.

La red de ventas necesita estar al día en muchos aspectos y por ello requiere una actualización constante en muchas áreas (los productos que promocionan, las patologías que tratan dichos fármacos y sus tratamientos, los competidores, los nuevos estudios) sin dejar de lado las herramientas informáticas que diariamente utilizan para su gestión y el entrenamiento en habilidades comerciales.

Por esto todas las compañías del sector apostamos fuerte por la Formación de la red de ventas, lo que es visible en el número de horas de formación al año que realizamos.

Cada vez más, la industria está incorporando el uso de las Nuevas Tecnologías con la finalidad de proporcionar una formación realmente continua (no únicamente en momentos puntuales del año) apostando por la eficiencia de su red de ventas.

De forma paralela, se espera obtener varios beneficios, tanto directos (la formación presencial conlleva costes económicos elevados en alojamiento y desplazamiento) como indirectos (el incalculable valor de la oportunidad de venta, o lo que es lo mismo, no disminuir los días de actividad comercial).

Sergi Ballester, Dolors Blasco (IS Boehringer Ingelheim), Eva Pardo e Iratxe Martí, miembros del equipo de proyecto BI Learning.

Estas Nuevas Tecnologías se materializan en lo que se conoce como el e-learning.
Cada vez más, la industria farmacéutica se está poniendo a la vanguardia incorporando en sus procesos y en sus planes de formación anual cursos online, que ponen a disposición de su red de ventas plataformas de e-learning recién adquiridas, como ya pasó con otras aplicaciones (ETMS, CRM…).

En algunos casos, la inversión en plataformas de e-learning se gestiona de tal manera que no sólo se adquiere un software de formación online, si no que se implementa un completo sistema de gestión de la formación (lo que en el sector se conoce como Learning Management System o LMS). Éste proporciona un completo sistema de registro y trazabilidad de toda formación, presencial y a distancia, a la vez que permite ofrecer formación online.

Boehringer Ingelheim decidió iniciar su andadura en esta nueva vía a finales de 2005, tomando la iniciativa de implementar el sistema LMS de la empresa americana Plateau, bautizado internamente como BI LEARNING.

El portal de Formación BI LEARNING
En los últimos años, el tamaño de la red de ventas de BI casi se ha doblado. Nuevos productos y nuevas líneas de negocio han conllevado un aumento de la red generando, en cascada, un sinfín de necesidades de formación sin precedente: numerosos cursos para nuevos delegados, formación en nuevos productos por toda España, formación en nuevas indicaciones, evaluaciones de conocimientos, entrenamiento en habilidades comerciales… y todo ello en tiempos récord.

Por este motivo, la idea de implementar un sistema que proporcionase la posibilidad de ofrecer formación online y de obtener un registro de toda la formación que la red de ventas realiza, empezó a cobrar fuerza en noviembre de 2005.

Un año más tarde, esta posibilidad ya se había materializado en el portal de formación BI LEARNING. Nuestra plataforma BI Learning ofrece:

Ventajas de la formación online
La posibilidad de poder combinar cursos presenciales con cursos online, lo que los entendidos llaman blended learning, ha generado la optimización de las sesiones presenciales de cualquier formación.

Se han desarrollado acciones combinadas que incluían formación online (basada en formación más teórica) y formación presencial destinada a realizar dinámicas más participativas y centradas en entrenamiento (estudio de casos, entrenamiento de literaturas, realización de talleres, ejercicios, pósters, competiciones, etc). Realmente estamos dando valor añadido a las horas de formación presencial.

Asimismo se han reducido el número de cursos presenciales y su duración, minimizando el impacto de la formación en los días dedicados a la venta. Todo esto aporta competitividad a la empresa ya que se proporciona formación a la red de ventas de mayor calidad, más orientada a sus necesidades y con un impacto menor en la dedicación a la actividad principal que es la venta.
Al margen de las ventajas que se acaban de mencionar, queremos destacar las siguientes para el alumno:

Puntos débiles y acciones realizadas para superarlos
A pesar de los múltiples beneficios que hemos ido viendo a lo largo de este artículo, el camino no ha estado exento de alguna que otra dificultad.

La implementación del e-learning siempre conlleva una serie de barreras ante las cuales el departamento de formación BI ha ido implementando acciones para intentar superarlas. Las barreras que han aparecido han sido:

Barreras Técnicas: a pesar de que cualquier LMS no requiere de un ancho de banda importante, según como se diseñen los contenidos online, éstos demandan un ancho de banda que en muchos sitios de la geografía española no se disponen. Esto puede provocar lentitud en el acceso a dichos contenidos, independientemente que el acceso al portal sea rápido y sencillo.

Barreras Culturales: Es una realidad que un delegado destina muchas horas al día en realizar tareas administrativas fuera del considerado “tiempo laboral”: reporte de visitas, comunicación con su gerente y sus compañeros, consulta de ventas, etc. Cualquier actividad extra que se sume a estas tareas “fuera del horario laboral” puede incidir en que se perciba como un elemento más de incompatibilidad entre vida laboral y vida familiar.

Barreras Metodológicas: Cuesta aceptar la formación online como un sistema más de formación por el simple hecho de la resistencia al cambio, a hacer las cosas de manera diferente.

Por otro lado, la formación online requiere de disciplina y compromiso personal por parte del alumno y requiere planificación para conseguir el aprendizaje de forma óptima. Estas barreras en las metodologías de formación, producen un cierto rechazo ante el uso del e-learning como metodología de formación.

Ante estas situaciones, BI ha realizado acciones con la finalidad de superar las barreras que se han ido encontrando en el camino.

Para ello, ha solicitado a los diferentes proveedores la búsqueda de un equilibrio entre la interactividad y el peso en los cursos online, evitando el uso de recursos “estéticos” y priorizando la facilidad de acceso y navegación.

Por otro lado, se ha realizado una campaña de Marketing Interno en la que se ha intentado transmitir los beneficios de la formación online y cómo la formación presencial se ha visto beneficiada por el aumento de la realización de actividades más prácticas durante las sesiones presenciales. Se ha de reconocer que el apoyo desde el staff de Dirección ha hecho más fáciles las cosas, asumiendo desde el inicio que se trata de una herramienta de eficiencia que permite acceder a la formación reduciendo los costes.

Como área de mejora todavía podemos seguir promocionando de manera interna la posibilidad de dedicar unas horas mensuales a la formación online durante el horario laboral con la finalidad de intentar reducir al mínimo el impacto de la formación en la vida familiar de los delegados.

La importancia del trabajo en equipo
La implementación de un nuevo sistema conlleva una serie de tareas que implican la necesidad de disponer de unos recursos (humanos, técnicos, expertos) que en la mayoría de los casos un Departamento de Formación no dispone.

Es por eso, que una de las claves del éxito ha sido trabajar en colaboración, desde el inicio, con el Departamento de Information Systems, el cual ha participado en el proyecto desarrollando todas las tareas técnicas relacionadas con la implementación e integración del sistema.

Igualmente, ha sido fundamental contar con un proveedor, experto en e-learning, que nos guiará como un “partner” a través del desconocido mundo del e-Learning. Su soporte ha facilitado la integración del sistema en los procesos de formación, asumiendo las tareas de puesta en marcha del sistema, participando en la administración y gestión de la información aportada por el sistema, y en definitiva, facilitando la adquisición del portal como una herramienta de trabajo diario para el departamento.

CONCLUSIONES
Después de un tiempo de convivencia con BI LEARNING, podemos destacar que los beneficios obtenidos han superado con creces las expectativas que se tenían en un principio, proporcionando ventajas para todos los estamentos de la compañía.

Beneficios para la Compañía: disminución de costes globales, aumento de la competitividad gracias a tener una red de ventas formada continuamente, minimización del impacto de la formación presencial en la actividad comercial.

Beneficios para el Dpto. de Formación: trazabilidad de la actividad de formación y sus resultados, disponer de un histórico de formación de la red de ventas ganando flexibilidad ante cambios de estructura, optimizar la formación presencial, actualizar la formación de forma rápida, posibilidad de innovación en técnicas de dinamización, adoptar un nuevo rol como tutores online.

Beneficios para la Red de Ventas: ahorro de tiempo, acceso rápido y constante a la nueva información, posibilidad de realizar formación de manera opcional y de otras temáticas, minimizar los desplazamientos y sus inconvenientes, potenciación de su participación en las formaciones presenciales facilitando el aprendizaje.