Integración con clientes
SCA se decidió por SAP por su gran flexibilidad para adaptarse fácilmente a los requerimientos de sus clientes. Un ejemplo es la facilidad que hemos encontrado en la adaptación del EDI en este nuevo sistema y las grandes posibilidades que existen para mejorarlo a corto plazo como XML, VMI, etc.
SCA recibe pedidos EDI ORDERS de sus clientes, principalmente cooperativas farmacéuticas y mayoristas pero también de centros hospitalarios. Tan sólo unas horas después de que un cliente nos emite un pedido EDI, este es procesado en nuestras fábricas en Europa para la entrega directa gracias a la integración informática entre todas nuestras filiales.

Una vez procesado el pedido, el sistema genera el aviso de expedición DESADV que informa al cliente de la mercancía enviada y la fecha de recepción. Para algunos clientes SCA también envía la factura edi INVOIC , completándose así el ciclo comercial. En gran consumo SCA también gestiona el aprovisionamiento mediante la recepción del mensaje EDI INVRPT y generando pedidos edi para sus clientes gracias a una aplicación complementaria de CRP que en un futuro próximo será también de Sap (VMI).

Reenviar una factura EDI en SAP. Accedemos a Output dentro de la factura

La recepción y envío de mensajes edi se realiza de forma directa desde nuestra central en Suecia utilizando las redes internacionales de valor añadido (IBM,GEIS).

La gestión de mensajes edi en SAP es sencilla para el usuario y no depende del departamento de IT en muchos casos. Por ejemplo para reenviar una factura edi simplemente accede a la misma en la aplicación de facturación, selecciona output y allí mismo puede “repetir” la transmisión al cliente. Es el mismo proceso como si el usuario imprimiese localmente el documento.

IDOC (Intermediate document) de un edi ORDERS recibido y procesada con éxito (luz verde)

El EDI agiliza las transacciones comerciales ya que alimenta el sistema informático de todos los interlocutores intervinientes reduciendo los plazos de entrega, errores y otras mejoras. Tan sólo como información complementaria para el usuario, SAP permite además enviar al cliente sin intervención manual la confirmación de cualquier documento generado en la aplicación como pedido, nota de entrega y albarán. En este caso, el medio de transmisión suele ser el correo electrónico o fax. Esto permite al cliente recibir la confirmación tan sólo unos minutos después de que se genere un documento en SAP. Por ejemplo, puede recibir la nota de entrega justo cuando se emite este documento y se le asigna stock. En realidad el envío se produce en el mismo instante en que se emite el aviso de expedición edi, es decir, salen del sistema en paralelo, el primero es simplemente una nota informativa para el receptor de la mercancía, y el segundo por edi producirá el registro en el sistema del cliente con los datos de la entrada. El formato de estos ficheros complementarios es PDF, formato disponible en cualquier pc. La configuración de este output es sencilla y la realizan los propios usuarios del sistema.

SAP permite intercambiar documentos EDI a través de los IDOCS o intermediate document. Un IDOC es un formato intermedio entre el fichero recibido por edi en formato EDIFACT y la aplicación de gestión. Para la gestión de los errores cuando el IDOC es incorrecto se registran los mensajes en el Workplace del usuario donde éste fácilmente corregirá cualquier problema como ean o punto operacional incorrecto, número de unidades no se ajustan a cajas, etc.

Integración con operadores logísticos
SCA utiliza los servicios de almacenaje y distribución de diversos operadores logísticos repartidos por la península. Un interface desarrollado en SAP permite integrar la base de datos de clientes y artículos en el propio sistema informático del operador. A partir de aquí es el operador el que gestiona el stock, realiza el picking con la información recibida diariamente de SCA y se responsabiliza de las entregas directamente o a través de otro transportista. Los pedidos son transmitidos al OL mediante ficheros planos que probablemente se sustituyan por el mensaje edi ORDERS. En este caso recibiremos la confirmación de esos pedidos con el mensaje DESADV. SCA puede imprimir directamente su documentación de entrega en las oficinas del operador logístico integrándole en su red mediante VPN. Es muy frecuente el movimiento de stock entre almacenes lo que se consigue fácilmente con SAP a través de las correspondientes ordenes que actualizan en tiempo real las existencias de todos ellos.

Ejemplo de contenido IDOC de un RDERS

Impresión de documentos SAP
SCA utiliza la solución VPSX para SAP que permite gestionar y visualizar vía web sus impresoras locales para facturación, órdenes de compra, etc, y remotas (VPN) en el operador logístico. Es muy sencillo localizar impresoras con problemas (falta de toner o papel, etc) antes de que se produzcan los retrasos de impresión. Esta solución permite visualizar todos los documentos impresos en el web browser, que en caso de que no hayan sido impresos por algún problema, pueden ser re-enrutados a cualquier otra de las impresoras SAP. Incluso si una impresora tiene una avería, VPSX puede enviar un mensaje a la aplicación SAP reteniendo el documento hasta que se solucione el problema.

Facilidad para el usuario
Con la implantación de SAP los usuarios son ahora más independientes del departamento de IT. Antes acudían continuamente a solicitar cualquier listado o fichero de datos del sistema. Ahora ellos mismos pueden diseñar sus listados especificando las variantes de forma sencilla, y son capaces de convertir cualquier informe en un fichero Excel para analizarlo con más detalle.

Una mejora significativa es el flujo de información (Document flow) que permite al usuario visualizar y acceder a todos los documentos relacionados con un pedido por ejemplo de una forma gráfica. Esto es muy útil en casos como una reclamación de factura edi que no ha llegado al cliente. El usuario SAP accede al pedido, marca en document flow y le aparecen todos los documentos relacionados. Accede a la factura y una vez allí visualiza el output y puede comprobar si efectivamente se generó o no ese documento edi. En cualquier caso puede reenviarlo o bien solicitar que se solucione la incidencia al departamento de IT.

Estar en SAP es para SCA una garantía que nos asegura que avanzaremos tecnológicamente para aplicar cualquier novedad EDI. Así mismo nos permitirá adaptarnos a los nuevos requerimientos de nuestros clientes fácil y rápidamente.