Cuando se avecina una exposición, congreso o evento, en definitiva, una participación en un acto en el que la imagen de la empresa debe brillar por un espacio corto de tiempo, hay que tener en cuenta varias reglas básicas que muchos, motivados por el día a día del trabajo, suelen olvidar.

La primera parece muy obvia: tener las cosas claras, pero sin ella es imposible reflejar en los diseños lo que se quiere transmitir a través del stand. Por ello, antes de acudir a una empresa especializada, el expositor debe tener claro los objetivos de su participación, elaborar un plan estratégico de acción a desarrollar en el evento y establecer un presupuesto para llevar a cabo dichas acciones.

En segundo lugar, es imprescindible contar con el servicio de una empresa con amplia experiencia en el sector, que cuente con buenas referencias y tenga una capacidad de reacción alta para hacer frente a imprevistos. Así evitaremos sorpresas desagradables que pongan en peligro nuestra imagen. Por desgracia, en todos estos años hemos podido vivir situaciones muy desagradables de compañías que han sido engañadas (y estafadas) perjudicando gravemente su participación en una feria, así como comprometiendo la imagen del sector.

En tercer lugar, hay que asegurarse un buen asesoramiento para que se nos informe de todos los medios que están a nuestro alcance: en qué ferias interesa participar en función de su poder de convocatoria, su proyección nacional e internacional, qué tipos de servicios permiten potenciar la notoriedad de nuestra empresa, acciones y materiales para antes y durante el evento (catálogos, videos corporativos, merchandising…) etc. La información suministrada a los clientes, potenciales o no, es una variable muy importante a la hora de determinar el éxito de nuestra participación. Asímismo, una vez acabada la feria, también se pueden ofrecer servicios orientados a registrar la información recogida (bases de datos). No olvidemos que las ferias son el entorno idóneo para transmitir y obtener información del target deseado.

Seguiremos con la observación minuciosa del espacio adjudicado mediante el manual del expositor que nos hará llegar la entidad organizadora. Es muy importante estudiar bien el plano de ubicación y detallar bien los puntos de entrada del público, así como los flujos de visitantes. De esta manera podremos optimizar el espacio y orientar nuestro stand para que sea bien visible a primera vista y capte mejor que nadie la atención del visitante. Habrá que observar si en nuestro espacio adjudicado figuran columnas, cajas eléctricas, de agua y otros servicios, así podremos adecuar el diseño y la distribución de nuestro stand con los servicios que ofrece el recinto. Tener una columna en el stand puede llegar a ser positivo, si la altura lo permite: podemos revestirla de nuestra imagen gráfica en su parte superior y tener un pequeño almacén en su parte inferior. Si en el plano de ubicación no existe ninguno de los elementos descritos anteriormente hay que cerciorarse y confirmarlo (siempre que se pueda por escrito). Si no dispone de tiempo suficiente para estudiarse el manual, que suele ser largo y tedioso, déjelo en manos de un experto que sabrá perfectamente qué hacer con él y así le ahorrará disgustos.

También deberemos fijarnos en las fechas límites para solicitar los servicios. Una práctica muy común en el resto de Europa y Estados Unidos es la de bonificar a las empresas que solicitan sus servicios con antelación. De esta manera, las dos partes implicadas (expositor y organizador/proveedor) salen beneficiadas al disponer de mucho más tiempo de reacción para organizar y suministrar los servicios, lo que asegura la ausencia de imprevistos. Lamentablemente, en nuestro país esta práctica está muy poco arraigada, por no decir que no existe. De hecho sí existe pero a la inversa, es decir, que la bonificación de los servicios se convierte en sanción y en un sobrecoste por no cumplir con las fechas límite.

El siguiente paso es saber transmitir a nuestro proveedor todas las necesidades que tenemos a nivel operativo y a nivel de imagen corporativa. Es decir, debemos informar si necesitamos una sala de reuniones, una zona de exposición, un mostrador de información, almacén, zona multimedia, destacar un producto estrella, etc. En cuanto a la imagen de la empresa es muy importante que sepamos lo que queremos. En mi opinión, yo optaría por los stands abiertos, modernos, vanguardistas y que inviten al visitante a interactuar con los diferentes elementos diseñados para ese evento. Es de vital importancia, cuando se transmite esta información (un briefing por escrito ayuda mucho), comunicar el budget disponible, ya que ello determinará el diseño y los materiales a utilizar. Así, posteriormente, cliente y proveedor no perderán su valioso tiempo en interminables modificaciones del proyecto inicial.

El apartado gráfico es uno de los más, por no decir el más importante, en cualquier congreso o evento, ya que de ello depende que se transmita correctamente la imagen y filosofía de nuestra compañía. Para ello es necesario, y cuando el tiempo apremia imprescindible, enviar las imágenes que se quieren reproducir de la mejor manera posible y a la resolución más alta. Todas las grandes compañías disponen de agencias de publicidad que son las encargadas de realizar las campañas e imágenes de los productos a exponer, pero muchas veces nos encontramos con innumerables problemas que con una buena previsión y dedicación por ambas partes podrían evitarse. Si no se dispone de un departamento de comunicación, déjese aconsejar por la empresa que le realizará el stand.

Finalmente, sólo añadir que el éxito de nuestra participación no sólo depende del stand que realicemos. Es básico que pongamos en marcha acciones para que los clientes de la empresa, y sobre todo los que no lo son todavía, nos vengan a visitar y podamos enseñarles ‘in situ’ nuestra imagen y productos. Nos referimos a las muchas y variadas herramientas para atraer visitantes hacia nuestro stand: promociones, animaciones, sorteos... que podemos empezar a comunicar mucho antes de la feria o del congreso. Una vez más, es importante que la empresa responsable de nuestro stand pueda proponer y llevar a cabo ese tipo de acciones y servicios.

Espero y deseo que estas reglas básicas (hay muchas más) le puedan ayudar a la hora de contratar un servicio para un evento, congreso o feria y le deseo que su participación futura sea un total éxito para usted y su empresa. No en vano su éxito es nuestro éxito.